Einde discussie!

Voer een dialoog en ontdek dat medewerkers graag meedenken en meewerken aan organisatieontwikkelingen.
In de afgelopen jaren heb ik voor veel bedrijven dialogen met groepen medewerkers georganiseerd.
Vaak om medewerkers te stimuleren mee te denken en mee te werken aan organisatieveranderingen en ontwikkelingen die de leiders voor ogen hadden.
Vaker nog om een vorm te geven aan dat wat onder medewerkers zelf leeft. Zij hoefden niet te worden gestimuleerd om mee te denken.
Uitnodigen volstond.
Met behulp van dialogen komt de gehele organisatie op koers én in beweging.
Altijd!
Voorwaarde: een eerlijke en professionele aanpak.

L’Esprit dialogen

De L’Esprit dialoog-bijeenkomsten zijn door de jaren heen groter geworden.
En mooier aangekleed.
Professioneler en totaal van opzet. In lijn met de U-Theorie van Otto Scharmer en in lijn met het Systemisch denken en werken van Bert Hellinger, Rijnlands van opzet en mooi uitgewerkt vanuit Spiral Dynamics.
Dikwijls werden de afdelingen HR en Communicatie volledig betrokken of vinden de dialogen juist onder hun leiding plaats.
Vaak ook werd een fotograaf ‘ingevlogen’ om het beeldverhaal van de dialogen te kunnen plaatsen in een professionele presentatie op het intranet van het bedrijf waar de dialogen gevoerd werden. Ook dát brengt nieuwe inspiratie de organisatie in en ondersteunt enorm de beweging die je wilt zien. En altijd stonden er een mooie robuuste boeketten bloemen in even mooie groene grote vazen op de plaatsen waar de bijeenkomsten plaatsvonden. De bloemen onderstrepen de volledige ‘uit het hart’ aandacht die ik wil geven aan de dialogen. Zij stralen dat uit. Tegelijkertijd brengen ze een natuurlijke rust en schoonheid die ik wil zien en realiseren. (Probeer zelf ook eens uit!)

Flow

Dikwijls ben ik na afloop van alle sessies moe en voldaan. Maar meer nog, volkomen in flow. Want door de bijeenkomsten en de resultaten die we zien, zindert vaak ook het geluid van de medewerkers zelf: “Wat is dit goed. Dit zouden we vaker moeten doen”.
En als vanzelf komt de organisatie (echt elke) in beweging. Geven leiders richting aan de beweging die op gang komt en luisteren zij naar wat de medewerkers bijdragen, opmerken en aanreiken.
Het samen werken aan het (verder) ontwikkelen van de organisatie en ieder vanuit de eigen rol, positie en verantwoordelijkheid, is daarmee op gang gekomen.
Iedereen wil het; medewerkers én leiders.
Maar hoe realiseer je het.
En hoe zorg je dat de beweging ontstaat.
En hoe geef je er leiding aan.

Precies zijn over wat een dialoog is en wat niet

De dialoog is een zeer geschikte werkvorm om een organisatieontwikkeling (of transformatie of transitie) op gang te brengen. In de realisatie ervan is het van belang om sterk te focussen op wat een dialoog precies is en op hoe je die realiseert. Daarmee voorkom je dat je in traditionele –en vaak even eindeloze als zinloze- discussies verzeild raakt die de beweging die je wenst, juist tegenhouden.
De kracht van de dialogen ligt in het feit dat je ze met en door de medewerkers zelf realiseert. Met het hoofd en vanuit het hart. Facilitators die de dialogen op gang brengen en begeleiden zijn eigen collega’s die getraind werden met een enkele Masterclass ‘Begeleiden van Dialogen’. Zo’n Masterclass is even leuk als leerzaam. Tijdens de dialogen zorgen de Facilitators voor een professionele begeleiding waarmee de drempel voor de overige medewerkers om deel te nemen aan de dialogen, heel laag komt te liggen. Er is geen voorzitter of gespreksleider die vanuit een meer hiërarchisch perspectief verantwoordelijkheid neemt voor een goed verloop.
Juist door deze gekozen aanpak met Facilitators komt er een geweldige energie op gang en worden daarmee de eerste stappen in de organisatieontwikkeling die nodig is, gezet.

In lijn met de opvattingen van Kotter (resultaat van zeer uitgebreid wetenschappelijk onderzoek Harvard Business School) worden de dialogen ingezet vanuit het Leidend Team van het bedrijf/organisatie. Aan dit Team is immers de opdracht en de uitdaging verbonden om de organisatieontwikkeling te realiseren. Zonder een Leidend Team geen dialogen.
In 4 dagen wordt dit team (MT, directie, of bestuurders) getraind in hun positie en rol t.o.v. de verandering die zij willen realiseren. En hoe die rol kan worden ingevuld, vorm kan krijgen, op een zeer effectieve manier, waarin zij het top down en bottom up communiceren combineren met krachtig effectief leiderschap. En waarvoor het gedachtegoed van de U-Theorie, het Systemisch werken, Rijnlands model en Spiral Dynamics de basis vormen.

Opzet:

• werk in 4 dagen met het Leidend Team aan de basis van de organisatieontwikkeling die gewenst wordt en de uitrol ervan. En leg de relatie naar de rol van leiderschap van deze leiders (vs Managen) en creëer hiermee een goede en even sterke en stabiele basis voor de dialogen;
• Nodig medewerkers uit zich aan te melden als Facilitator en biedt hen een Masterclass aan;
• Formuleer de startteksten voor de dialogen aan tafel. Houd die tekst kort en bondig.
• Maak een tafelschikking (voorkeur ronde tafels) waaraan gemiddeld 8 medewerkers kunnen plaats nemen en 1 Facilitator. Misschien wil je voor je eigen overzicht starten met 3 tafels. Starten met 30 of meer tafels kan ook. Er is geen limiet. Overweeg een tafelschikking te maken waarmee aan elke tafel medewerkers zitten uit verschillende afdelingen of teams. Dat draagt bij aan de levendigheid van de dialogen (elk gesprek is daarmee namelijk én nieuw én verrassend).
• Spreek af wie als Moderator zal optreden tijdens de bijeenkomsten. Dat kan een lid zijn van het Leidend team, de manager HR of de extern adviseur. Onderzoek daarbij wat het meest passend is en het juiste effect zal hebben.
• Een half uur voorafgaand aan de bijeenkomsten worden de Facilitators verwelkomd en vindt er een W-Up plaats waarin o.a. een focus/mindfulness oefening is opgenomen. Na afloop van de bijeenkomst komen de Facilitators nogmaals samen om als team/crew kort af te sluiten en af te ronden. Dan worden ook de afspraken gemaakt over de stappen die moeten worden genomen na de bijeenkomst. De Facilitators ervaren door al deze stappen samen (van Masterclass, W-up en afronding, tot en met het aanbieden van het advies): teamspirit, waardering voor persoonlijke inzet en eigenaarschap, professionaliteit. En leren daarmee wat dát teweeg kan brengen.
• Deelnemers worden door een lid van het Leidend team in de start van het programma enthousiast en krachtig uitgenodigd tot de dialogen (als intern adviseurs voor de leiders). Daarna treedt/treden de leider(s) naar de achtergrond;
• Elke dialoog wordt effectief opgestart door de Facilitators en duurt 30 min. De Facilitaor weet heel precies met welke interventies de dialoog geopend wordt en wat de deelnemers aan tafel –vooraf- over dialogen moeten weten. De Facilitator heeft daarvoor gericht materiaal bij zich om uit te delen. De Facilitator weet ook hoe de deelnemers aan tafel actief blijven en wordt voorkomen dat zij overgaan tot het uitgebreid lezen i.p.v. de dialoog te voeren. Uiteraard weet de Facilitator ook wat te doen met ‘lang- en veelpraters’ en hoe ‘stillen’ aan tafel kunnen worden uitgenodigd ook hun zegje te zeggen. Tijdens de dialoog kunnen aantekeningen door ieder worden gemaakt op het papieren tafelkleed op tafel (HEMA). De Facilitator nodigt daartoe de deelnemers uit en neemt niet zelf het voortouw. Zorg ook voor goeie (kleurige) stiften;
• Na 30 min. schuiven de deelnemers als groep naar de volgende tafel waar een nieuwe dialoog plaatsvindt op basis van een andere starttekst. De Facilitator schuift niet mee en verwelkomt de nieuwe groep. Daarbij geeft de falicilitator kort verslag van de 1^e dialoog aan deze tafel. En nodigt de nieuwe deelnemers aan deze tafel uit om opnieuw een dialoog te voeren. Of de deelnemers voortborduren op dat wat de 1^e groep inbracht, is aan de deelnemers zelf en zal op natuurlijke wijze ontstaan. Een eigen en geheel nieuwe invalshoek kiezen op basis van de starttekst, mag ook;
• Maximaal wordt er 2 x doorgeschoven (en dus max 3 dialogen gevoerd per groep deelnemers);
• De dialogen kunnen worden aangevuld met andere werkvormen die aansluiten én een nieuw thema inbrengen. (Denk bijvoorbeeld aan interview met leiders en/of specifieke professionals, of aan complimentkaarten schrijven aan collega’s);
• De Facilitators nemen aan het eind van de dialogen hun tafelkleed mee. (NB schrijf achterop het kleed het Thema van de dialoog zodat elk kleed ook in de volgende stappen steeds te herleiden is).

Aan de deelnemers wordt uitgelegd hoe het proces verder zal gaan:

1. op de kort termijn worden de aantekeningen van alle kleden omgezet naar een verzameltekst en/of advies aan het Leidend Team. De Facilitators worden daarbij nadrukkelijk betrokken of hebben hierin de leiding.
2. De Facilitators brengen dit advies/verzameltekst uit aan het Leidend Team.
3. Het Leidend team reageert kort daarop (in ieder geval binnen 2 weken) met een antwoord waarin een plan/traject is opgenomen. Het advies door de medewerkers aangedragen, is hierin verwerkt. Bij het lezen van het plan/traject wat het Leidend Team voorlegt, zal dat direct (moeten) worden herkend.
4. De tekst van het advies en het antwoord hierop van het Leidend Team wordt ook op het intranet geplaatst.
5. Van het gehele traject, of in ieder geval van de dialogen en het aanbieden van het advies door de Facilitators aan het Leidend Team, wordt een fotografisch beeldverhaal gemaakt. Dit beeldverhaal wordt, goed verzorgd in een mooie presentatie, geplaatst op het intranet. De foto’s kunnen bovendien als expositie ten toon worden gesteld in bijvoorbeeld het personeelsrestaurant of een centrale hal.

• Een lid van het Leidend Team bedankt de medewerkers voor hun deelname aan de dialogen en daarmee voor hun bijdrage aan het advies wat op korte termijn zal worden uitgebracht aan het Leidend Team. In dit korte bedanken kan juist ook het Leiderschap, wat het Leidend Team nastreeft, een gezicht krijgen. Dat kan op allerlei manieren die authentiek getoond worden en meestal spontaan onder woorden wordt gebracht door een leider die de energie van de dialogen geproefd en gevoeld heeft, zonder zelf aan tafel te zitten.

Meer info of materiaal?

Wil je meer informatie of kunnen we je helpen door materiaal aan te reiken voor bijvoorbeeld de Masterclass of het materiaal wat gebruikt kan worden ter ondersteuning van de dialoog aan tafel? Neem gerust contact op. We voorzien je graag van het materiaal wat jou kan helpen de dialogen te realiseren in jouw organisatie en denken graag met je mee.

M: lesprit@gekekiers.nl
T: 06 513 387 25