Nooit meer te druk

Als je geen plan maakt voor je eigen leven, word je ingezet in andermans plannen zegt  managementgoeroe en toptrainer Remco Claassen. Volgens Claassen gaat het er niet om dat we veel doen, maar gaat het er juist om dat we effectief zijn. Die dingen doen die we willen doen. En daarmee de resultaten halen die we willen halen. De resultaten die we zelf voor ogen hebben.

Claassen laat zich als zoveel anderen leiden door ‘good old’ Stephen Covey die het meest verkochte managementboek ooit schreef: Seven habits of highly effective people dat in het Nederlands vertaald werd naar ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’. In de Nederlandse titel veranderden ‘zeer effectieve mensen’ in ‘leiders’. En daarin zit ‘m misschien wel de clou. Resultaten behalen en daarin effectief zijn vraagt niet om time management maar veel eerder om time leadership.

Een gelukkig en succesvol leven is geen toeval. Succesvolle mensen, zowel zakelijk als privé, hebben een aantal zaken gemeen:

• ze weten heel goed wie ze zijn;
• ze hebben heel duidelijk voor ogen wat ze willen
• en ze zijn in staat dat met hun omgeving voor elkaar te krijgen.

Covey leerde ons al aan het eind van de vorige eeuw, om onderscheid te maken tussen wat belangrijk is en wat urgent is, haast heeft.
Dat levert het volgende plaatje en een ongelooflijk mooi inzicht op:

Covey legde in zijn ‘Zeven eigenschappen van effectief Leiderschap’ uit dat we dagelijks enorm veel tijd verliezen aan kwadrant drie: bergen mails (dikwijls ook nog in c.c.), telefoontjes, overleggen en bila’s, die allemaal lijken te ‘moeten’……voor anderen. Naar dit kwadrant 3 gaat heel veel tijd en dat is beslist niet effectief. Dat kan veel beter. Delegeer dit werk of organiseer jezelf zo dat je twee keer per dag de mail beantwoordt en je er niet de hele dag door laat beïnvloeden. Dat geeft rust. Wel lastig, om die sterke oude gewoonte van jezelf om elke mail direct te beantwoorden, echt af te leren….

Covey legt uit waarom dat nu juist zo belangrijk is. Precies om de kwadrant die er schuin boven staat: kwadrant 2. Het is de meest belangrijke kwadrant van alle vier. In deze kwadrant selecteer je de zaken die er echt toe doen, die echt van belang zijn. Zoals een visie ontwikkelen bijvoorbeeld en die scherp houden. Maar ook werken aan je eigen ontwikkeling en het opbouwen van belangrijke relaties. Met je medewerkers bijvoorbeeld. Dat vraagt tijd en ruimte. Maar wanneer jij de hele dag achter je phone en mails aanloopt komt daarvoor nooit de tijd en de gelegenheid vrij. Bovendien word je niet als de meest betrouwbare relatie beschouwd of ervaren. Jij lijkt immers altijd druk, druk druk en je met andere zaken bezig te houden. Terwijl kwadrant 2. het meest belangrijk is, hier gebeurt het echte werk, komen we daar dikwijls nauwelijks aan toe. Om dat te verbeteren raadt Covey ons aan om vaste tijd in te plannen. Vaste tijd voor de eigen ontwikkeling en de verdieping van onszelf en van ons werk en voor het werken aan relaties bijvoorbeeld. Elke dag. En periodes van meer dagen waarin je echt alleen tijd en aandacht besteedt aan deze aspecten uit kwadrant twee.

Die tijd kun je halen door de andere kwadranten als volgt te benaderen:

Kwadrant 1: Doen. Niet over piepen, maar uitvoeren, meteen nu. Goed en kort;

Kwadrant 3: Delegeren. Kijk wie dit voor je kan doen. Overweeg een stagiair of maak andere afspraken. Toon je leiderschap hierin. Echt, geloof het of niet maar er zijn minstens zeven opties.

Kwadrant 4: Deleten. Echt snijden in deze kwadrant is de enige oplossing. Vooral snijden in je eigen gewoonte om er de hele dag mee bezig te zijn. Stop er eenvoudigweg mee. Je staat er je eigen ontwikkeling en effectiviteit mee in de weg.

Bij het invoeren van leiderschap op je eigen agenda kun je te maken krijgen met twee zaken:

Het Parkinson Principe.

Het principe: werk breidt zich uit tot de tijd die jij ervoor beschikbaar stelt. Ofwel: hoe meer tijd je vrij maakt voor een bepaalde taak of klus, hoe meer werk je er aan hebt.

Je kent het wel: als je met een bepaalde klus bezig bent kan het zomaar je hele dag in beslag nemen. Tenzij jij jezelf een deadline geeft van bijvoorbeeld maximaal drie uur. Dan is de klus gefikst in drie uur.
Kijk wel vooraf in welk kwadrant je de klus zou scharen en hoeveel tijd je er op basis van die indeling aan zou willen en moeten besteden!
Kortom: beperk de hoeveelheid tijd voor een taak op basis van het belang van die taak (volgens de matrix van Covey) en houd je aan die afspraken met jezelf.

De Eisenhower aanpak.

“Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent.”
Dwight D. Eisenhower, voormalig generaal en president van de VS.

Volgens Eisenhower doen we er goed aan om een sterk onderscheid te maken tussen belangrijk en dringend. Dringende taken dringen zich aan ons op omdat ze onze aandacht vragen. Een telefoon die rinkelt bijvoorbeeld. De meeste mensen vinden het maar moeilijk om dat te laten voor wat het is.

Maar let op: niet de dringende zaken maar de belangrijke zaken hebben pas echt met resultaten te maken. Belangrijke taken dragen bij. Aan je waarden bijvoorbeeld en aan je doelstelling en daarmee aan je effectiviteit. Maar omdat ze niet dringend zijn hebben we dikwijls de neiging om deze  zaken uit te stellen. ‘Komt wel een andere keer’….’of als ik wat vrije dagen heb..’
En zo verworden de belangrijkste taken juist tot bijzaken.
Dom volgens Eisenhower. En het toont geen leiderschap volgens Covey.
Door juist tijd in te plannen voor zaken die er volgens jou toe doen en die je wilt doen én door je daaraan te houden, toon je leiderschap en kun je veel meer bereiken, terwijl je minder (druk) doet.

Stop dus met time management en start met het maken van keuzes. Start met time leadership dus.

Wil je hulp, stuur dan een mailtje met je vraag naar lesprit@gekekiers.nl

Hulp inschakelen is altijd een goed idee. Succesvolle leiders doen zelden iets alleen, zij maken veelvuldig gebruik van de hulp van anderen. Dat maakt ze juist zo krachtig. Goede hulp kan ook gevonden worden in een praktisch boek wat je verder helpt op een manier die bij jou past.

Tony Crabbe, bedrijfspsycholoog, schreef een eigentijds boek; Nooit meer te druk. Een opgeruimd hoofd in een overvolle wereld.
Het boek start meteen met waar het eigenlijk om te doen is: Stop met het managen van je tijd! En hoofdstuk 2: Maak keuzes.
Nooit meer te druk is een heel praktisch boek dat helpt bij het maken van die keuzes, het biedt oplossingen om meer controle over je leven te krijgen, met gerichte aandacht op de dingen die je doet.

Volgens NRC Handelsblad: ‘Wie het te druk heeft, heeft het niet begrepen. Krabbe heeft strategieën voor een minder hectisch leven’.

En voor de krachtpatsers onder ons en voor wie van aanpakken houdt, is er het boek van Erik Bertrand Larssen: Helweek. Doe alles waarvan je weet dat je het zou moeten doen- in één enkele week. Dit boek neemt je mee van maandagochtend 5 uur tot zondagavond 22 uur. Je stapt uit de comfortzone. Jouw comfortzone.
Je doorbreekt je dagelijkse routine en leert verder reiken dan normaal.
Ik beveel dit boek nog wel eens aan of zet het in en de aanpak ervan, tijdens een coachtraject. Het helpt krachtige deelnemers om door te pakken en fris en open de toekomst in te kijken.
Je moet wel durven, maar dan ben je ook ergens.
Erik Bertrand Larssen is zijn carrière begonnen in het Noorse leger en werd geselecteerd voor de Noorse Special Forces, studeerde bedrijfseconomie en is nu nummer één mental coach van Noorwegen.

Time management is een achterhaald idee. Je kunt veel managen, ordenen en controleren, maar wanneer je geen echte eigen keuzes maakt -en je daaraan houdt- verandert er niets. Keuzes maken verondersteld leiderschap. En alleen jouw leiderschap brengt je verder. In je werk en in je leven.

Laat zien:

• dat je weet wie je bent
• en dat je weet wat je wilt
• en werk er voortdurend aan om dat met je omgeving voor elkaar te krijgen.

Toon leiderschap; ook in de worsteling met de tijd die daarvoor beschikbaar is en jij daarvoor beschikbaar stelt.